Ewidencje, rejestry, archiwa

EWIDENCJE I REJESTRY
Ewidencje i rejestry w Urzędzie Gminy w Tarnowie Opolskim prowadzone są w oparciu o przepisy  prawa materialnego lub w oparciu o  rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej , jednolitych rzeczowych wykazów  akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania  archiwów zakładowych ( Dz.U. Nr 14, poz.67)

Udostępnianie danych  publicznych zawartych w tych rejestrach, ewidencjach czy archiwum  reguluje ustawa  z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej ( Dz.U. Nr 112, poz.1198  ze zm.).

Dane zawarte w prowadzonych rejestrach i ewidencjach udostępniane są w siedzibie Urzędu na wniosek zainteresowanego podmiotu w obecności pracownika  lub na stronie Biuletynu Informacji Publicznej tut. Urzędu pod adresem http://www.bip.tarnowopolski.pl

Dostęp do informacji może zostać ograniczony ze względu na prywatność osoby fizycznej – ustawa z dnia 29 sierpnia 1997r o ochronie danych osobowych ( Dz.U. z 2002 r. Nr  101, poz.926 ze zm.) oraz ze względu na inne  tajemnice prawnie chronione  wynikające z przepisów prawa materialnego, np.  tajemnica skarbowa, tajemnica aktów stanu cywilnego, tajemnica przedsiębiorcy.

W Urzędzie Gminy w Tarnowie Opolskim  w referatach i prowadzone są  następujące rejestry i ewidencje:

Referat Finansowo – Budżetowy prowadzi w pokoju nr 7, tel. 77/ 46 40 873 następujące rejestry:
1.Rejestr wymiarowy:
• łącznych zobowiązań pieniężnych,
• podatku rolnego,
• podatku od nieruchomości,
• podatku leśnego.
2.Rejestr przypisów i odpisów:
• łącznych zobowiązań pieniężnych,
• podatku rolnego,
• podatku od nieruchomości,
• podatku leśnego.
3. Rejestr umorzeń,odroczeń i rozłożeń na raty.
4. Karty gospodarstw.
5. Karty nieruchomości.
6. Rejestr wymiarowy:
• podatku od nieruchomości od osób prawnych,
• podatku od środków transportowych od osób fizycznych i prawnych,
7. Rejestr przypisów i odpisów:
• podatku od nieruchomości od osób prawnych,
• podatku od środków transportowych od osób fizycznych i prawnych,
• zestawienie przypisów i odpisów za wieczyste użytkowanie gruntów.
8. Ewidencja podatku VAT
• Rejestr sprzedaży,
9. Rejestr zaświadczeń

Referat Finansowo – Budżetowy prowadzi w pokoju nr 7, tel. 77/ 46 40 873 następujące ewidencje:
1. Ewidencja wykazów nieruchomości.
2. Ewidencja ulg podatkowych.
3. Ewidencja wysłanych upomnień.
4. Ewidencja wysłanych tytułów wykonawczych.
5. Ewidencja deklaracji podatku od nieruchomości..
6. Ewidencja deklaracji podatku od środków transportowych.
7. Ewidencja zaświadczeń o nie zaleganiu w podatkach,
8. Ewidencja podatników posiadających psy,
9. Ewidencja wpłat.
10. Ewidencja środków trwałych.
11. Ewidencja pozostałych środków trwałych,
12. Ewidencja wartości niematerialnych i prawnych.
13. Ewidencja dochodów i wydatków na kontach syntetycznych i analitycznych – ewidencja syntetyczna konta księgi głównej, dzienniki.
14. Ewidencja sprawozdań jednostek podległych Urzędowi.
Dane udostępniane są podatnikom na wniosek oraz organom egzekucyjnym.

Referat Organizacyjny prowadzi następujące rejestry w sekretariacie urzędu gminy pokój nr 6 tel. 77/46 40 851 i biurze Rady Gminy Tarnów Opolski w budynku PKP przy ulicy Dworcowej 4 tel. 77/46 40 854:
1. Rejestr uchwał Rady Gminy,
2. Rejestr interpelacji i wniosków radnych,
3. Rejestr wniosków komisji rady gminy,
4. Rejestr jednostek organizacyjnych Gminy,
5. Rejestr jednostek pomocniczych Gminy,
6. Rejestr zarządzeń Wójta jako Organu Gminy.
Powyższe rejestry dostępne są do wglądu w Biurze Rady Gminy, pok. nr 8 (Biuro Rady Gminy) w godzinach pracy Urzędu Gminy.
7. Rejestr upoważnień i pełnomocnictw wydanych przez Wójta Gminy,
8. Rejestr petycji
9. Rejestr zarządzeń Wójta jako Kierownika Urzędu Gminy,
11. Rejestr wniosków o udostępnienie informacji publicznej.
10. Rejestr skarg i wniosków – udostępniany jest osobom w zakresie ich dotyczącym oraz dla instytucji i organizacji do tego upoważnionych. Dane zawarte w rejestrze podlegają ochronie zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r o ochronie danych osobowych. Udostępnianie danych następuje na pisemny, umotywowany wniosek złożony zgodnie z art.29 ust.3 cyt. ustawy. Rejestr prowadzony jest w pok nr 6(Sekretariat).

Referat Organizacyjny prowadzi ewidencję:
1. Ewidencja działalności gospodarczej – zgodnie z ustawą ewidencji działalności gospodarczej prowadzona jest w pok.nr 4 przez Mariannę Stróżyk, jest ewidencją jawną dostępną do wglądu.

ARCHIWA
Archiwum zakładowe Urzędu Gminy w Tarnowie Opolskim
Prowadzeniem archiwum zakładowego zajmuje się Referat Organizacyjny Pani Wioletta Polańska tel. 77/46 40 882.
Zgodnie z rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia w sprawie Instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz. U. Nr 112 z 1999 r. poz. 1319 ze zm.) akta spraw przechowuje się w referatach i  w archiwum zakładowym.Akta spraw ostatecznie załatwionych przekazuje się do archiwum zakładowego po upływie jednego roku, kompletnymi rocznikami.
 

Archiwum Urzędu Stanu Cywilnego
Prowadzeniem archiwum zajmuje się  Urząd Stanu Cywilnego
Zgodnie z ustawą z dnia 29 września 1986 r. – Prawo o aktach stanu cywilnego  księgi stanu cywilnego przechowuje się w archiwum urzędu stanu cywilnego. Po upływie 100 lat od zamknięcia księgi aktu stanu cywilnego kierownik USC Pani Katarzyna Mateja w pok. nr 1 tel. 77/46 40 857przekazuje je do Archiwum Państwowego w Opolu.

Informacje publiczne nieudostępnione w Biuletynie Informacji Publicznej dostępne są w Urzędzie Gminy na wniosek zainteresowanej osoby.

PDFWniosek o udostępnienie informacji publicznej.pdf (46,43KB)

Osoba odpowiedzialne za treść: Jolanta Bioły