Dostawa oprogramowania do wdrożenia systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją w Urzędzie Gminy w Tarnowie Opolskim, ul. Dworcowa 6, 46-050 Tarnów Opolski, wraz z objęciem opieki autorskiej do 31.12.2023 r.

                                                                    Tarnów Opolski, 19.06.2023 r.

Nazwa i dane adresowe Zamawiającego:

Zamawiający: Gmina Tarnów Opolski

Adres: 46-050 Tarnów Opolski, ul. Dworcowa 6

NIP: 9910462831 REGON : 531413283

Strona internetowa: bip.tarnowopolski.pl, tarnowopolski.pl

Telefon: 77 46 40 868 , e-mail: ug@tarnowopolski.pl

Znak sprawy: ZPE.041.2.3.2022

ZAPYTANIE OFERTOWE

dotyczy postępowania o udzielenie zamówienia na: dostawa oprogramowania do wdrożenia systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją  w Urzędzie Gminy w Tarnowie Opolskim, ul. Dworcowa 6, 46-050 Tarnów Opolski, wraz z objęciem opieki autorskiej do 31.12.2023 r.

I. Opis przedmiotu zamówienia:

Przedmiotem zamówienia jest:

a. dostawa oprogramowania do wdrożenia systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją  w Urzędzie Gminy w Tarnowie Opolskim, ul. Dworcowa 6, 46-050 Tarnów Opolski, wraz z objęciem opieki autorskiej do 31.12.2023 r.  – zgodnie z załącznikiem nr 1 do zapytania

b. dostosowywanie oprogramowania do zmian w przepisach prawa bezpośrednio związanych z jego funkcjonowaniem,

c. usuwanie błędów działania oprogramowania,

d. telefoniczna i zdalna pomoc techniczna za pośrednictwem Internetu,

e. zdalne szkolenie użytkowników na rzutniku.

II. Termin wykonania zamówienia

Wykonawca zobowiązuje się do wykonania przedmiotu zamówienia w terminie 30 dni od dnia zawarcia niniejszej umowy.

III. Opis sposobu przygotowania oferty

Oferta powinna być sporządzona na formularzu ofertowym zgodnie z załącznikiem nr 2 do zapytania.

IV. Miejsce oraz termin składania ofert

1.   Oferta powinna być przesłana na adres zp@tarnowopolski.pl, do dnia 23 czerwca 2023 r. do godziny 14.00.

2. Oferta musi być złożona przez osobę upoważnioną do składania oświadczeń woli w imieniu Wykonawcy.

3.   Oferty dostarczone po terminie nie będą rozpatrywane.

4.   Oferent może przed upływem terminu składania ofert zmienić lub wycofać swoją ofertę.

4.  W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od oferentów wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert.

V. Warunki udziału w postępowaniu

Wykonawca posiada uprawnienia do wykonania określonej działalności lub czynności objętej niniejszym zapytaniem ofertowym.

VI. Kryterium wyboru najkorzystniejszej oferty:

Cena 100%

VII. Istotne postanowienia umowy

Zgodnie z załącznikiem nr do zapytania.

VIII. Dodatkowe informacje

Wszelkie informacje można uzyskać pod adresem e-mail: zp@tarnowopolski.pl

Postępowanie prowadzone jest w języku polskim.

Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania bez podania przyczyn.

IX. Kryterium wyboru najkorzystniejszej oferty:

Cena 100%

Klauzula informacyjna Urzędu Gminy w Tarnowie Opolskim

Stosownie do treści art. 12-14 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady /UE/ 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE /ogólne rozporządzenie o ochronie danych/ /Dz. Urz. UE. z 2016 r., L 119, poz. 1/ - dalej: RODO, niniejszym informujemy, że:

1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest: Wójt Gminy Tarnów Opolski   ul. Dworcowa 6, 46-050 Tarnów Opolski, zwany dalej „Administratorem”.

2. Z Inspektoratem Ochrony Danych Osobowych Panią Anetą Gierłach można kontaktować się za pośrednictwem poczty elektronicznej pod adresem: iodo@opoczta.pl lub poczty tradycyjnej na adres: Urząd Gminy w Tarnowie Opolskim ul. Dworcowa 6, 46-050 Tarnów Opolski.

3. Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą w celu, w jakim Administrator je pozyskał i w zakresie niezbędnym do:

a) wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na Administratorze na podstawie art. 6 ust. 1 lit c) RODO,

b) wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej Administratorowi na podstawie art. 6 ust. 1 lit e) RODO,

c) wykonania umowy, której z Administratorem /na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b) RODO.

4. W związku z przetwarzaniem danych osobowych w celach i na podstawie wskazanych w ust. 3, Pani/Pana dane osobowe mogą być udostępniane innym odbiorcom lub kategoriom odbiorców danych osobowych. Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych są:

a) podmioty upoważnione przez Administratora do przetwarzania Pani/Pana danych osobowych zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa,

b) podmioty przetwarzające Pani/Pana dane osobowe w imieniu Administratora, na podstawie zawartej umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych /tzw. podmiot przetwarzający,

c) inne podmioty, w zakresie, w jakim są one uprawnione do ich otrzymywania/ przetwarzania na podstawie obowiązujących przepisów prawa.

5. Pani/Pana dane osobowe przechowywane będą przez okres realizacji celu, w jakim

Administrator je pozyskał, niezbędny do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej Administratorowi lub realizacji celu, w jakim Administrator je pozyskał na podstawie udzielonej przez Panią/Pana zgody, a także po jego zrealizowaniu, przez okres niezbędny do wywiązania się przez Administratora z prawnego obowiązku wymagającego przetwarzania Pani/Pana danych osobowych /w szczególności archiwizacji/ lub okres niezbędny do ewentualnego ustalenia i dochodzenia przez Administratora roszczeń wobec Pani/Pana lub obrony przed Pani/Pana roszczeniami wobec Administratora.

6. W związku z przetwarzaniem Pani/Pana danych osobowych, przysługuje Pani/Panu prawo do żądania od Administratora:

a) dostępu do swoich danych osobowych,

b) sprostowania swoich danych osobowych, gdy są one nieprawidłowe,

c) uzupełnienia niekompletnych swoich danych osobowych z uwzględnieniem celów przetwarzania, w tym poprzez przedstawienie dodatkowego oświadczenia,

d) usunięcia swoich danych osobowych, przy czym Administrator, za wyjątkiem określonym w art. 17 ust 3 RODO, ma obowiązek ich usunięcia gdy zachodzi jedna z następujących okoliczności:

* dane osobowe nie są już niezbędne do celów, w których zostały zebrane lub w inny sposób przetwarzane,

* zgoda, na której opiera się przetwarzanie zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a) RODO lub art. 9 ust. 2 lit. a) RODO została cofnięta, i nie ma innej podstawy prawnej przetwarzania;

* wnosi Pani/Pan sprzeciw na mocy art. 21 ust. 1 RODO wobec przetwarzania i nie występują nadrzędne prawnie uzasadnione podstawy przetwarzania lub wnosi

Pani/Pan  sprzeciw na mocy art. 21 ust. 2 RODO wobec przetwarzania;

• dane osobowe są przetwarzane niezgodnie z prawem;
• dane osobowe muszą zostać usunięte w celu wywiązania się z obowiązku prawnego przewidzianego w prawie Unii lub prawie państwa członkowskiego, któremu podlega Administrator;
• dane osobowe zostały zebrane w związku z oferowaniem usług społeczeństwa informacyjnego, o których mowa w art. 8 ust. 1 RODO;

e) ograniczenia przetwarzania swoich danych osobowych, gdy:

* kwestionuje Pani/Pan prawidłowość swoich danych osobowych,

* przetwarzanie jest niezgodne z prawem, a  sprzeciwia się Pani/Pan usunięciu swoich danych osobowych, żądając w zamian ograniczenia ich wykorzystywania; - Administrator nie potrzebuje już danych osobowych do celów przetwarzania, ale są one potrzebne Pani/Pan do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń;

* wniosła/wniósł Pani/Pan sprzeciw na mocy art. 21 ust. 1 RODO wobec przetwarzania – do czasu stwierdzenia, czy prawnie uzasadnione podstawy po stronie Administratora są nadrzędne wobec podstaw Pani/Pana sprzeciwu.

7. W związku z przetwarzaniem Pani/Pana danych osobowych przysługuje Pani/Panu także prawo do:

a) wniesienia w dowolnym momencie sprzeciwu wobec przetwarzania, gdy zaistnieją przyczyny związane z Pani/Pana szczególną sytuacją, w sytuacji gdy przetwarzanie: - oparte jest na wykonaniu zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej Administratorowi; lub

* jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Administratora lub przez stronę trzecią, z wyjątkiem sytuacji, w których nadrzędny charakter wobec tych interesów mają interesy lub podstawowe prawa i wolności osoby, której dane dotyczą, wymagające ochrony danych osobowych, w szczególności gdy osoba, której dane dotyczą, jest dzieckiem.

b) otrzymania w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego swoich danych osobowych, które dostarczyła/dostarczył Pani/Pan Administratorowi,

c) przesłania swoich danych osobowych innemu administratorowi bez przeszkód ze strony Administratora, jeżeli:

* przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody w myśl art. 6 ust. 1 lit. a) RODO lub art. 9 ust. 2 lit. a) RODO lub na podstawie umowy w myśl art. 6 ust. 1 lit. b) RODO; oraz

* przetwarzanie odbywa się w sposób zautomatyzowany,

d) żądania by dane osobowe zostały przesłane przez Administratora bezpośrednio innemu administratorowi, o ile jest to technicznie możliwe.

8. Przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego na niezgodne z prawem przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych przez Administratora. Organem właściwym do wniesienia skargi jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

9. W przypadku, w którym przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych odbywa się na podstawie zgody tj. na podstawie art. 6 ust 1 lit a) RODO, przysługuje Pani/Panu prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie, przy czym cofnięcie zgody nie ma wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.

10. W sytuacji, gdy przetwarzanie danych osobowych odbywa się na podstawie Pani/Pana zgody, podanie przez Panią/Pana danych osobowych Administratorowi ma charakter dobrowolny.

11. Podanie przez Panią/Pana danych osobowych jest obowiązkowe, w sytuacji gdy przesłankę przetwarzania danych osobowych stanowi przepis prawa lub zawarta między stronami umowa. W sytuacji, gdy nie poda Pani/Pan swoich danych osobowych nie będzie możliwe:

* wypełnienie obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze,

* wykonanie zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej Administratorowi,

* zawarcie czy też wykonanie umowy.

12. Pani/Pana dane nie będą przekazane do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej.

13. Pani/Pana dane osobowe nie podlegają zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu.

                                                Z upoważnienia Wójta Gminy Tarnów Opolski

                                                                  Zastępca Wójta Gminy

                                                                  Magdalena Chudowska

PDFZałacznik nr 1 - Opis przedmiotu zamówienia - EZD.pdf (104,44KB)

DOCXZałącznik nr 2 - Formularz ofertowy.docx (75,94KB)

DOCZałacznik nr 3 - projektowane postanowienia umowy EZD.doc (93,50KB)

Protokół z wyboru oferty

ZPE.041.2.3.2022                                                                                                                        Tarnów Opolski, 26.06.2023 r.

                  Wykonawcy ubiegający się o udzielenie zamówienia

Dot. zapytania ofertowego pn. Dostawa oprogramowania do wdrożenia systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją w Urzędzie Gminy w Tarnowie Opolskim, ul. Dworcowa 6, 46-050 Tarnów Opolski, wraz z objęciem opieki autorskiej do 31.12.2023 r.

Na podstawie przeprowadzonego postępowania, do którego nie mają zastosowania przepisy z ustawą z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (tj. Dz. U. z 2022 r. poz. 1710 ze zm.), zamówienie o wartości, które nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości 130 000 zł netto, Gmina Tarnów Opolski, przekazuje następujące informacje:

1. Najkorzystniejsza oferta dla zadania Dostawa oprogramowania do wdrożenia systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją w Urzędzie Gminy w Tarnowie Opolskim, ul. Dworcowa 6, 46-050 Tarnów Opolski, wraz z objęciem opieki autorskiej do 31.12.2023 r.

Dokonując wyboru najkorzystniejszej oferty, mając na względzie kryteria wyboru ofert określone
w zapytaniu ofertowym (cena brutto za wykonanie zadania – 100%) w prowadzonym postępowaniu, Zamawiający uznaje za najkorzystniejsza ofertę złożoną przez firmę:

 Nefeni Sp. z o.o.,

ul. Klinkierowa 7, 60-104 Poznań

Cena brutto za wykonane zadanie  – 15 000,00 zł

2. Uzasadnienie wyboru: oferta zgodna z treścią zapytania ofertowego, najkorzystniejsza pod względem przyjętych kryteriów.

Zestawienie zdobytych punktów:

                                           
                                             Z upoważnienia Wójta Gminy Tarnów Opolski

                                                                  Zastępca Wójta Gminy

                                                                  Magdalena Chudowska

PDFInformacja o wyborze oferty.pdf (67,45KB)